Glossaire

Dossier de projet

Le dossier de projet est constitué et début du projet et tenu à jour tout au long du projet. Il contient la totalité des documents et données du projet : les données d'entrée, les documents émis et reçus, les informations recueillies et les documents créés par l'équipe de projet. La tenue à jour de cette documentation du projet permet à chaque membre de l'équipe de disposer en permanence de l'ensemble des informations utiles, d'assurer la traçabilité des décisions et de capitaliser au fur et à mesure le travail effectué.

Il comporte :

  • un descriptif du système d'information :

    • règles de classement des fichiers dans le dossier

    • règles de nommage des fichiers et de gestion des versions

    • liste des documents

    • plan de communication

    • modèles/standards de documents courants (comptes rendus, courriels, etc.)

  • Liste de membres du groupe et des contacts avec les coordonnées

  • Les documents de référence (fournis par le porteur)

  • Les résultats de recherche bibliographique

  • Le référentiel du projet

  • Les suivis de plannings, suivi budgétaires, les tableaux de bord

  • Les comptes rendus des revues de projet avec le porteur

  • Les comptes rendus des réunions d'avancement

  • Les courriers, messages électroniques (classés par émetteur/destinataire)

  • Les documents techniques relatifs au projet

  • Supports de présentation

  • Etc.

Tous les documents du projet sont présents (y compris les documents papier externes qui doivent être numérisés), le classeur est accessible par tous les équipiers, l'arborescence des fichiers est efficace et intuitive, une sauvegarde régulière de l'ensemble du classement doit être organisée.