Ce contexte peut avoir été formalisé par la MOA lors de la phase d'avant-projet. Il s'agira dans ce cas d'en faire la synthèse.
Tout projet a pour but de répondre à une problématique nouvelle ou de résoudre un problème rencontré. Afin de bien déterminer l'objet du projet, il s'agit de répondre aux questions suivantes :
Pourquoi la MAO a-t-elle lancé ce projet ?
Quel problème entend-elle résoudre ?
Quelles seraient les conséquences de la non réalisation de ce projet ?
S'il n'y a pas de réponses claires à ces questions, cela signifie que le projet ne s'inscrit pas dans la stratégie de l'organisation. Ses chances de succès sont alors assez faibles et même s'il aboutit, le produit du projet n'apportera pas une valeur ajoutée significative à l'organisation.
Plans CAO d'un banc d'essai
Application informatique
Plan de communication
etc.
Banc d'essai opérationnel
Ligne de production
Prototype fonctionnel
etc.
Ligne de production fonctionnelle pour la production série, documentée en termes d'utilisation et de maintenance préventive, incluant la formation des opérateurs et des techniciens.
La MOE doit faire une description synthétique, mais précise des limites du produit du projet. Les tâches à réaliser par l'équipe projet dépendront des limites contractuellement fixées dans la note de clarification. Si ces limites ne sont pas suffisamment claires, il peut y avoir incompréhension entre la MOA et la MOE. Ces incompréhensions peuvent devenir sources de litiges en fin de projet.
A ce stade, le produit n'est pas encore détaillé en termes de solutions techniques, mais décrit en termes de fonctions principales à remplir. Si un cahier des charges a été formalisé en amont, cette partie de la note de clarification y fera référence.
Il s'agit dans cette partie de définir un certain nombre de critères et d'y associer les indicateurs qui permettront d'évaluer la réussite ou non du projet.
Les objectifs peuvent être de trois types :
Objectifs de performance/qualité du produit du projet
Objectifs de coûts
Objectifs de délais
Type | Critères | Indicateurs | Objectifs |
Performance/qualité | Ergonomie de l'interface logicielle | temps d'accès à une information donnée | 30 secondes max |
Performance machine | temps de cycle | 17 secondes max | |
Délais | Avance concurrentielle | Date de mise sur la marché | Avant le 1er janvier 2018 |
Coûts | Coût du projet | Montant de l'investissement matériel | 300 K€ max |
Rentabilité du produit du projet | Durée d'amortissement du coût du projet | 18 mois max | |
Gains de productivité | 20% min |
Il peut y avoir plusieurs indicateurs pour un même critère.
Les objectifs sont fixés par la MOA. Le chef de projet devra s'assurer qu'ils sont compatibles avec les moyens alloués au projet et les délais impartis. Dans le cas contraire, il est de sa responsabilité de négocier au plus tôt un ou plusieurs de ces 3 paramètres (coût/délai/performance) afin de les rendre compatibles.
Les contraintes se distingues des objectifs par le fait :
qu'elles sont généralement d'origine extérieur à l'organisation
qu'elles ne sont pas négociables
Les délais et/ou le budget alloué au projet peuvent être des contraintes, mais ils ne le sont pas toujours. Le chefs de projet doit bien faire la distinction entre objectifs et contraintes afin d'évaluer sa marge de négociation avec la MOA en cas de besoin.
Les contraintes peuvent être d'ordre :
réglementaires ou législatives : lois applicables, règlements, normes en vigueur...
budgétaires : moyens/ressources dont dispose l'organisation, cibles fixées par les actionnaires...
techniques : cadre technique du client, limites technologiques...
autres : climatique, contraintes imposées par le fournisseur...
Le chef de projet ne doit pas inventer de contraintes qui n'existent pas. Cela priverait le projet de solutions pertinentes, parfois innovantes, pour répondre à la problématique posée.
Il s'agit de formaliser les bénéfices attendus de l'exploitation du produit du projet. Ces bénéfices ne pourront pas être évalués à la date de fin de projet. Il faudra un temps d'exploitation du produit suffisamment représentatif.
gagner des parts de marché
améliorer l'image de marque de l'organisation
améliorer la sécurité et la santé des salariés
investir dans un nouveau secteur d’activité
La formalisation de cette rubrique nécessite une bonne compréhension des enjeux et du contexte de l'organisation.
Les données d'entrées sont constituées de l'ensemble des éléments dont dispose le Chef de projet au début du projet. Elles résultent en principe de la phase d'avant-projet et sont fournies par la MOA. Ces données peuvent être plus ou moins formalisées, structurées et exhaustives en fonction du travail mené en amont du projet.
Il est important d'identifier les données existantes et de les lister dans la note de clarification. S'il manque des données nécessaires à la réalisation du projet, ces dernières devront être recensées rapidement afin de faire l’objet d'une collecte de données complémentaires par la MOE.
Cette rubrique a vocation à clarifier et contractualiser les relations entre la MOA et la MOE. Elle permet aussi de rassurer la MOA sur l'organisation de l'équipe projet, son professionnalisme et ses compétences. En contrepartie, la MOA s'engage à disponibiliser les interlocuteurs pertinents pour la réussite du projet.
Lister les différents interlocuteurs de la MOA qu'aura l'équipe projet, et plus particulièrement le chef de projet, en indiquant leur fonction dans l'organisation, leur rôle dans le projet et leurs coordonnées.
Nom | Service/Structure | Fonction | Rôle | Coordonnées |
|---|---|---|---|---|
Lister les différents interlocuteurs de la MOE qu'aura la MOA en indiquant leur fonction dans l'organisation, leur rôle dans le projet et leurs coordonnées, en faisant apparaître le chef de projet en tête de liste.
Nom | Service/Structure | Fonction | Rôle | Coordonnées |
|---|---|---|---|---|
Si l'équipe projet est restreinte, tous les membres de l'équipe pourront figurer dans cette liste. S'il s'agit d'une équipe conséquentes, seuls les responsables seront mentionnés. L'organigramme projet ou OBS pourra être annexé à la note de clarification pour donner une vision plus globale de la structure organisationnelle du projet.
Dans une approche professionnelle et contractuelle entre MOA et MOE, les CV (ou mini CV) des acteurs de l'équipe projet mentionnés dans le tableau seront joints à la note de clarification.
Lister les différents interlocuteurs extérieurs connus qui joueront un rôle important dans le projet, en indiquant leur organisation de rattachement, leur rôle dans le projet et leurs coordonnées.
Nom | Organisation | Fonction | Rôle | Coordonnées |
|---|---|---|---|---|
La note de clarification est souvent accompagnée du Processus de Déroulement du Projet (PDP) réalisé par la MOE en début de projet.
Le fait de fixer les dates de jalon dès le le début du projet et de les consigner dans la note de clarification permet de s'assurer de la disponibilité des interlocuteurs de la maîtrise d'ouvrage.
La note de clarification est un document contractuel entre la MOA et la MOE. Elle est donc datée et signée par les chef de projet (représentant la MOE) et la porteur du projet côté MOA.