Présentation des informations d'un rapport d'activité professionnelle

Ce document a une vocation opérationnelle. La mise en forme des informations qu'il contient a pour objectif de faciliter au maximum sa manipulation par ses différents destinataires en fonction de leurs besoins : trouver rapidement une information précise, s'approprier un process, comprendre votre méthode de travail, évaluer la valeur ajoutée que vous avez produite, etc.

Vous êtes un futur ingénieur. L'une des attentes (implicite ou explicite) de votre environnement professionnel porte sur votre capacité à organiser, structurer et hiérarchiser l'information de manière claire.

Mise en forme générale

Un document agréable à lire

Utilisez une charte graphique cohérente pour l'ensemble du document. Si votre entreprise a une charge graphique, vous pouvez la reprendre, en pensant à y associer le logo de l'UTC.

Si vous créez votre propre charte graphique, choisissez une police de caractère simple que vous déclinerez en taille de caractères, couleurs, etc. pour les différents besoins du document (titres, légendes...).

Le corps de texte doit être justifié (aligné à droite et à gauche de la page). La taille de police ne doit pas être trop grande (effet remplissage, perte de lisibilité) ni trop petite (fatigue à la lecture). Les sauts de paragraphes doivent être supérieurs à votre interligne de base.

Si vous utilisez de la couleur, assurez-vous toujours que votre document reste lisible et propre lorsqu'il est imprimé en noir et blanc.

Lorsque le rapport est livré au format numérique, il doit impérativement être au format PDF et non dans un format éditable. Le format PDF vous garantie la préservation de votre mise en page, de vos polices de caractères, etc. Les annexes doivent être intégrées dans le même fichier PDF que le corps du rapport.

Retrouver facilement une information précise

Les pages doivent être numérotées.

Les titres doivent êtres numérotés et leur mise en forme doit être cohérente en fonction du niveau de titre. Quelque soit la page sur laquelle on se trouve, on doit pouvoir identifier rapidement où on se situe dans le plan du document.

Le sommaire doit comporter un nombre de niveau de titres permettant de naviguer facilement dans le document.

Les informations que vous estimez importantes doivent être mise en exergue.

Les schémas, tableaux et images doivent avoir un titre. On peut trouver une table des illustrations en fin de document.

Choisir les bons médias pour transmettre les bons messages

En fonction du message que vous souhaitez faire passer et des interlocuteurs auxquels vous vous adressez, vous devez choisir le média adapté.

Bien qu'il soit le principal média de votre rapport et qu'il soit totalement incontournable, le texte doit être complété par d'autres médias permettant de faciliter la compréhension.

Description d'un processus

Un schéma de type processus permettra au lecteur d'appréhender ce dernier en un coup d’œil. Des éléments textuels permettront d'expliciter les différentes étapes, d'indiquer votre contribution, etc.

Votre position dans d'organisation

Un organigramme permettra de comprendre rapidement votre place dans l'entreprise.

Énumération

Lorsque que vous effectuez une énumération, choisissez de la présenter sous forme de liste (ordonnée ou non en fonction du besoin)

Utilisation des tableaux

Les formes tabulaires peuvent permettre de faire des synthèses, de comparer plusieurs éléments selon des critères identiques, etc.

Illustration d'un propos

Vous pouvez utiliser lorsque cela vous semble opportun des images/photos afin de permettre à votre interlocuteur de se faire une représentation visuelle de votre propos.

Évitez les illustrations purement décoratives. Elles risquent de vous faire perdre en professionnalisme et de vous discréditer.

Lisibilité

Les photos ou schémas que vous intégrez à votre rapport doivent être suffisamment lisibles pour les messages que vous souhaitez transmettre via ces médias soient compris. Si la source que vous utilisez n'est pas de bonne qualité ou n'est pas adaptée au message à transmettre, il faut refaire un schéma plus adapté, ré-écrire certaines parties, etc.

Les annexes

Vous pouvez mettre en annexes des éléments permettant d'aller plus loin dans la compréhension de vos activités ou de vos résultats. Si ces éléments sont nécessaires à la compréhension directe de votre message, ils doivent être placés dans le corps du document. Il faut éviter de faire faire la navette en permanence au lecteur entre le corps du document et les annexes.

Les annexes doivent être numérotées et référencées dans le sommaire. Elles doivent être citées dans le corps du document.

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