Formalisation du projet par la maîtrise d'ouvrage
Le processus de formalisation du projet, appelé aussi avant-projet, se situe en amont du lancement du projet. Il ne fait donc pas partie des processus de management du projet à proprement parler. Il a pour objectifs :
de prendre la décision ou non de lancer le projet,
de fournir à la maîtrise d’œuvre du projet les données d'entrée nécessaires à la réalisation de ce dernier.
Le pilote de ce processus est la maîtrise d'ouvrage du projet.
Étude d'opportunité
Afin d'arbitrer les priorités, les opportunités recensées doivent faire l'objet d'une étude au regard de la stratégie définie et formalisée par l'organisation.
L'étude d'opportunité a pour but de vérifier que les bénéfices attendus du projet sont en ligne avec les objectifs généraux de l'organisation, c'est à dire avec sa stratégie.
Elle donne lieu à une note de cadrage comprenant :
La description du contexte interne et externe
L'état des lieux initial (avant mise en œuvre du projet)
Les bénéfices attendus du projet
Le positionnement de ces bénéfices par rapport aux objectifs stratégiques de l'organisation
Une synthèse de cette analyse sous la forme matrice FFOM (SWOT)
A l'issue de l'étude d'opportunité, l'instance décisionnaire de la MOA prendra la décision de poursuivre par une étude de faisabilité ou d'abandonner le projet.
Étude de faisabilité
Une fois l'opportunité du projet validée, il s'agit d'évaluer sa faisabilité technique, économique et organisationnelle.
Faisabilité technique
L'étude de faisabilité technique permet de valider que le concept est techniquement viable. Elle pourra comporter des étapes telles que :
benchmark auprès d'autres organisations
étude des brevets déposés dans ce domaine
réalisation d'un démonstrateur type POC
matrice de comparaison des différentes techniques
etc.
Faisabilité organisationnelle
L'étude de faisabilité organisationnelle consiste à vérifier que l'organisation a la capacité à mobiliser les ressources et les compétences nécessaires à la mise en œuvre et/ou au pilotage du projet.
Faisabilité économique
L'étude de faisabilité économique consiste à vérifier que les coûts du projet et du fonctionnement du produit du projet seront couverts sans mettre en difficulté le fonctionnement de l'organisation. Elle pourra comporter des étapes telles que :
calcul du coût du projet
calcul du coût de fonctionnement du produit de projet
calcul du seuil de rentabilité, du ROI
étude des sources de financement possibles
etc.
Cahier des charges
Si l'étude de faisabilité s'avère positive, le besoin sera consigné dans le cahier des charges. L'étude de faisabilité, ainsi que les choix techniques, organisationnels et financiers opérés dans le cadre de cette étude pourront être annexés au cahier des charges.
Le cahier des charges et l'étude de faisabilité seront des données d'entrée du projet remises à la MOE.