Caractérisation des tâches et calcul des durées
Les caractéristiques intrinsèques de chaque tâche ont été définies avant la constitution de l'équipe projet. Il convient à présent de renseigner les caractéristiques extrinsèques.
Rappel : Caractérisation des tâches
Les tâches peuvent être décrites dans un tableau grâce à différentes caractéristiques.
Caractéristiques intrinsèques : ces caractéristiques peuvent être déterminées dès l'identification des tâches
Libellé de la tâche : titre court facilement manipulable
Description : informations complémentaires au libellé si besoin
Données d'entrée : éléments nécessaires à la réalisation de la tâche
Données de sortie : produit de la tâche
Compétences nécessaires : liste des compétences nécessaires à la réalisation de la tâche
Charge de travail : nombre de jours ou d'heures nécessaire à la réalisation de la tâche par une personne compétente
Contraintes : si une contrainte du projet a un impact direct sur la tâche (ex : jalon...)
Caractéristiques extrinsèques : ces caractéristiques pourront être déterminées après la constitution de l'équipe projet et la planification
Nom du responsable de la tâche : personne qui rendra compte de l'avancement de la tâche au chef de projet
Ressources humaines : avant la constitution de l'équipe, lister les personnes susceptibles d'être affectées à la tâche. Une fois l'équipe constituée, on fera apparaître le nom de la (des) personne(s) retenue(s).
Ressources matérielles : matériel associé à la tâche
Synchronisation : lister les liens (prédécesseur - suivant) avec les autres tâches
Durée : à partir de la charge de travail nécessaire, calculer la durée de la tâche en fonction
du nombre de personnes affectées à la tâche
du niveau de compétences des personnes
de la disponibilité des personnes
de la disponibilité des éventuelles ressources matérielles affectées à la tâche
Date de début programmée : ne pourra être rempli qu'après la planification de l'ensemble des tâches
Date de fin programmée : ne pourra être rempli qu'après la planification de l'ensemble des tâches
Méthode : Calcul de la durée d'une tâche
Calcul de base : Durée = (Travail / Capacité) + temps non travaillé
Définition : Durée
La durée est le temps écoulé (en jours, en heures...) entre le début de la tâche et la fin de la tâche.
Définition : Travail
Le travail représente la charge (en heures, en jours...) de travail nécessaire à la réalisation de la tâche par une seule personne occupée à 100% de son temps de travail sur la tâche. Le travail s'exprime en "jour-homme", "heure-homme", "mois-homme", etc.
Exemple :
Expliqué autrement, un "jour-homme" correspond au travail d'une personne pendant un jour. Un projet présentant 10 jours-homme de travail peut être réalisé en 10 jours par 1 personne, en 1 jour par 10 personnes, en 20 jours par une personne disponible à 50%, etc.
Définition : Capacité
La capacité correspond au nombre de personnes affectées à la tâche. La capacité peut être inférieure à 1 si la personne affectée à la tâche n'est pas disponible à 100% sur la tâche.
Définition : Temps non travaillé
Le temps non travaillé est composé des temps de pause, des jours fermés (week-end, jours fériés, etc.), des nuits, etc.
Exemple :
Tâche : rédaction du guide d'utilisation du livret d'apprentissage
Ressource humaine affectée à la tâche : Valérie Moreau
Charge de travail : 5 jours-homme ou 40 heures-homme
Capacité : 25%
Durée nette : 40/25% =160 heures = 20 jours travaillés
Durée brute : 20 + 2x4 = 28 jours (4 semaine, 1 week-end par semaine)
La durée totale de cette tâche sera donc de 28 jours.
Remarque : Cas d'une personne affectée à plusieurs tâches en parallèle sur le même projet
Les membres de l'équipe projet peuvent être amenés à effectuer plusieurs tâches en parallèle. Pour chaque tâche, leur taux d'affectation au projet devra alors être divisé par le nombre de tâches afin qu'une ressource ne dépasse jamais son taux d'affectation maximum.
Remarque : Cas d'une personne inexpérimentée
Si la personne affectée à la tâche ne dispose pas de toutes les compétences nécessaires à la réalisation de la tâche, le chef de projet doit prendre une marge lors de l'évaluation de la charge de travail afin de permettre à la personne de prendre du temps pour développer ses compétences.
Remarque : Cas d'une tâche à laquelle on affecte plusieurs personnes
Le fait d'affecter plusieurs personnes à une tâche peut permettre de réduire la durée de la tâche. Mais cela ne divise pas mécaniquement la charge de travail par le nombre de personnes affectées. Il faut en effet prendre en compte le temps de communication et de coordination entre les personnes.
Synchronisation des tâches et durée du projet
Pour calculer la durée du projet, il est nécessaire de synchroniser les tâches entre elles en identifiant les prérequis et les données de sortie de chaque tâche.
Le chemin critique[1] permet de déterminer la durée totale du projet.
Attention :
Toute tâche constitutive du chemin critique est une tâche critique. Tout retard sur l'une de ces tâches aura un impact sur la durée globale du projet et donc sur la date de fin de projet.