Le rapport d'étonnement consiste à s'interroger sur le fonctionnement de l'organisation et à relever les écarts entre la perception que l'on pouvait en avoir avant de l'intégrer et la réalité de ce qui se passe sur le terrain. La perception initiale du collaborateur est intimement liée à son vécu. La vision d'un étudiant, n'ayant pas ou peu d'expérience professionnelle, sera une projection de sa propre représentation du monde professionnel, souvent très idéalisée. La multiplicité des expériences professionnelles permet d'appréhender la diversité du monde de l'entreprise et d’affiner le rapport d'étonnement par comparaison à d'autres contextes.
Il est important de préserver un équilibre entre les étonnements positifs, qui constitue selon vous des forces de l'organisation et qui sont donc à préserver, et les étonnements plus négatifs, qui nécessitent selon vous des actions d'amélioration.
Le rapport d'étonnement ne doit pas se limiter au constat. Il doit chercher à identifier les causes de ce qui fait l'objet de votre étonnement et à proposer des actions qui permettraient de pérenniser une situation qui vous semble positive ou d'améliorer une situation qui vous semble perfectible.
Une même situation peut parfois présenter des avantages et des inconvénients pour l'organisation.
La rédaction d'un rapport d'étonnement nécessite de faire preuve de curiosité.
Voici une liste non exhaustive de questions types à se poser :
Qu'est-ce qui vous a le plus étonné dans l'entreprise ?
Quel est le point fort qui vous a le plus surpris ?
Quel a été pour vous le point faible le plus inattendu ?
Qu'est-ce qui devrait être amélioré, modifié ou abandonné prioritairement selon vous ?
Si vous aviez une baguette magique, quelle est "la" chose que vous changeriez dans votre entreprise ?
Quelle est la force des produits et services de l'entreprise que vous ne soupçonniez pas avant d'y travailler ?
Quelle est la faiblesse ou le manquement qui vous inquiète le plus dans les produits et services de l'entreprise ?
Dans les relations inter-personnelles on le fonctionnement de l'organisation, qu'est-ce qui vous a étonné ?
Quelles sont les améliorations concrètes que vous suggéreriez ?
etc,
Pour vous guider dans la réflexion et/ou structurer la formalisation il peut être intéressant de s'appuyer une liste de thèmes à balayer dans votre questionnement.
Voici quelques exemples de listes de thèmes pouvant vous aider à organiser votre rapport :
Les 7 M : Machines, Milieu, Matière, Méthodes, Main d’œuvre, Moyens financiers, Management
Les 7 S : Stratégie, Structure (organisation), Systèmes (procédures), Style (culture), Staff (salariés), Skills (compétences) et Shared values (valeurs).
Clients, Ambiance, Organisation, Services, Produits, Management
Technique, Organisation, Processus, Communication
Les différents services de l'entreprise
les différentes étapes d'un processus
Deux listes peuvent être croisées dans une approche matricielle. Exemple : Les 7 M appliqués à chaque étape d'un processus.
Vous pouvez créer votre propre liste thématique en fonction de ce qui vous semble le plus pertinent dans le cadre de votre analyse.