Les destinataires du rapport d'activité

Dans votre vie professionnelle, vous pourrez distinguer trois grands types d'interlocuteurs pouvant être amenés à lire ce genre de rapport. Lors de votre formation, il y a évidemment un interlocuteur primordial à prendre en compte, puisque c'est lui évalue la qualité de votre travail : le tuteur enseignant. Son évaluation sera basée sur des critères professionnels, mais ce dernier ne faisant par partie de l'entreprise, un effort spécifique d'explicitation est nécessaire pour que les informations lui soient accessibles. Cet effort est pédagogiquement très important car il vous oblige à prendre le recul nécessaire sur vos activités professionnelles.

Les décisionnaires

Vous devez pouvoir être fier de déposer votre rapport sur le bureau de votre N+3.

Les acteurs décisionnaires font partie du top management de l'organisation, ils ont très peu de temps disponible et adoptent des méthodes de lecture rapide très sélectives. Ce qui peut les intéresser prioritairement :

  • les résultats de vos projets : en termes de valeur ajoutée apportées à l'organisation à travers la réalisation de vos activités.

  • votre potentiel : ils ont intérêt à recruter des jeunes collaborateurs de qualité. votre prise de recul, votre capacité à formuler les enjeux de vos missions pour l'organisation, à décrire vos activités de manière claire et précise, votre capacité de structuration et de synthèse sont autant d'éléments permettant d'apprécier votre potentiel de futur ingénieur.

Ce type de destinataire doit pouvoir se faire une idée de votre travail en parcourant votre rapport en 10 minutes. Il est donc important qu'il soit bien structuré, avec un sommaire, des titres et des pages numérotés et une mise en relief des résultats.

La hiérarchie directe, les collègues ou éventuels partenaires extérieurs

Cette catégorie d'acteurs est souvent le destinataire principal de ce type de rapport. Ils ont besoin d'avoir une vision assez opérationnelle et détaillée des résultats que vous avez obtenus et des méthodes mobilisées pour y parvenir. Pouvant être amenés à exploiter vos résultats dans le cadre de leur propre périmètre de responsabilité, ils ont besoin de s'assurer de la fiabilité de ces derniers. Ce qui va les intéresser prioritairement :

  • les résultats de vos projets : en termes d'éléments exploitables d'un point de vue opérationnel

  • les outils, méthodes et activités vous ayant permis d'obtenir ces résultats

Ce type de destinataire attend que ce document soit suffisamment précis et exhaustif pour bien comprendre la dimension technique de votre travail, tout en étant synthétique et structuré pour pouvoir facilement y retrouver les informations pertinentes. Il accordera généralement une lecture détaillée à ce rapport.

Les collaborateurs ou les personnes amenées à reprendre votre travail

Dans votre vie professionnelle d'ingénieur, vous serez amenez à transférer ou à déléguer certaines activités. Votre rapport doit permettre à une personne n'ayant pas été impliquée dans vos travaux de s'approprier le sujet pour pouvoir contribuer à la poursuite des activités. Ces acteurs doivent à la fois :

  • comprendre les enjeux dans lesquels s'inscrivent vos activités

  • s'approprier les outils et méthodes que vous avez utilisés

  • connaître les résultats que vous avez obtenus

  • savoir où et comment trouver les informations complémentaires nécessaires à la réalisation opérationnelle de leurs activités

Cette catégorie d'acteurs effectuera une lecture approfondie de votre rapport et aura besoin des annexes pour aller plus loin dans l'appropriation de vos activités

RemarqueLe tuteur enseignant

Le tuteur enseignant n'est pas un acteur de l'entreprise, mais il a pour rôle lors de la correction de votre rapport d'activité de s'assurer que les trois niveaux de lecture décrits sont bien pris en compte.